8 quan niệm sai lầm về sử dụng thời gian khiến bạn làm việc kém hiệu quả

Tư tưởng “để sau hẵng tính”, thói quen trì hoãn và cái nhìn sai lệch về việc sử dụng thời gian là một trong những lý do khiến bạn không thể làm việc hiệu quả.

Hầu hết mọi người đều hiểu rõ tầm quan trọng, giá trị và ý nghĩa của thời gian. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tận dụng “tài sản quý báu” này để hoàn thành mong muốn và mục tiêu của mình.

Nếu bạn nhận thấy bản thân thường xuyên làm việc kém năng suất, thiếu động lực, dễ kiệt sức và đưa ra các quyết định sai lầm, kể cả khi đã theo sát kế hoạch quản lý thời gian mà bạn cho là hiệu quả, hãy kiểm tra xem bạn có mắc phải những quan niệm sai lầm nào về thời gian dưới đây không nhé!

1. Phân chia đều thời gian cho mọi việc

8-quan-niem-sai-lam-ve-thoi-gian

Mỗi người trong chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày. Tuy nhiên, người biết cách sử dụng thời gian không bao giờ chia 24 giờ này thành các phần bằng nhau để hoàn thành công việc.

Một trong những yếu tố giúp bạn làm việc hiệu quả là khả năng “sắp xếp thứ tự ưu tiên”. Ví dụ, thời gian dành cho những người thân yêu quan trọng hơn thời gian dành cho mạng xã hội, khoảnh khắc chăm sóc bản thân quan trọng hơn khoảnh khắc xem tivi, thời điểm suy nghĩ ý tưởng cho công việc sắp tới quan trọng hơn thời điểm suy nghĩ xem tối nay nên ăn gì…

Vậy nên, việc phân bổ thời gian dựa trên thứ tự ưu tiên có thể tác động đáng kể đến cuộc sống của bạn, giúp bạn đưa ra những quyết định sáng suốt và tận hưởng trọn vẹn những khoảnh khắc ý nghĩa nhất của cuộc sống.

2. Thời gian là “vô hình”

Có thể, do thời gian vẫn đang liên tục trôi qua nhưng con người lại không thể nhìn thấy, chạm vào hay níu giữ nên chúng ta dễ cho rằng thời gian là một thực thể vô hình, không thể được đo lường hay định giá. Tuy nhiên, quan điểm này có phần chưa chính xác.

Thời gian không giống với tiền bạc hay đồ vật mà chúng ta có thể ngắm nhìn, cầm nắm và giữ lấy bên mình, song, mọi người đều có thể cảm nhận được về sự tồn tại của nó. Vậy nên, giá trị của thời gian phụ thuộc vào cách mà chúng ta sử dụng nó như thế nào.

Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn có thể liên tưởng đến khi chúng ta dành thời gian cho những vấn đề quan trọng như nỗ lực kinh doanh, theo đuổi đam mê, học kỹ năng mới, ở bên gia đình, tập thể dục… Rõ ràng những việc làm này có giá trị hơn hẳn so với khoảng thời gian chúng ta dành cho những hoạt động vô bổ.

3. Nhiều thời gian hơn, năng suất cao hơn

Năng suất là mức độ hiệu quả trong công việc của một cá nhân. Chính vì vậy, trình độ, kỹ năng, động lực và sự tập trung của một người mới là yếu tố quyết định năng suất của người đó chứ không phải thời gian như nhiều người lầm tưởng. Thời gian có thể cho phép bạn hoàn thành nhiều công việc hơn, nhưng không đồng nghĩa với việc bạn là người làm việc có năng suất và hiệu quả.

Khi có quá nhiều thời gian, con người thường dễ rơi vào trạng thái trì hoãn, thiếu động lực và dễ mất tập trung. Trong khi đó, những người sử dụng thời gian hiệu quả vẫn có thể hoàn thành tốt công việc trong thời hạn ngắn ngủi. Vậy nên, vấn đề không phải là bạn có bao nhiêu thời gian mà là bạn sử dụng chúng như thế nào.

4. Quản lý thời gian chỉ giúp chúng ta làm được nhiều việc hơn

8-quan-niem-sai-lam-ve-thoi-gian-1

Đúng vậy, người biết cách quản lý thời gian tốt sẽ có khả năng hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn. Tuy nhiên, bạn cần hiểu rằng, quản lý thời gian không chỉ tập trung vào mỗi khía cạnh công việc. Chúng ta cũng nên cân bằng mọi thứ một cách khoa học cho các khía cạnh khác trong cuộc sống như: gia đình, giải trí, học hỏi những kiến thức mới…

Những người áp dụng các phương pháp quản lý thời gian chỉ vì mục đích làm được nhiều việc hơn người khác thường dễ bị kiệt sức, xuống tinh thần, dẫn đến sức khỏe và năng suất làm việc giảm đi đáng kể. Đó là lý do tại sao việc cân bằng giữa làm việc và nghỉ ngơi mới chính là lợi ích cốt lõi của quản lý thời gian.

5. Tự làm mọi thứ giúp chúng ta sử dụng thời gian hiệu quả hơn

Có lẽ không ít người trong chúng ta nghĩ rằng nếu bản thân tự làm mọi thứ, chúng ta sẽ có khả năng kiểm soát thời gian tốt hơn, đảm bảo chất lượng lẫn kết quả của công việc thay vì yêu cầu sự hỗ trợ của người khác.

Thế nhưng, sự thật là việc giao phó hay chia sẻ nhiệm vụ cho người có năng lực có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc.

Mặt khác, việc ủy thác hoặc nhờ người khác hỗ trợ còn phần nào giúp thúc đẩy tinh thần đồng đội, sự tin tưởng và phát triển giữa các thành viên trong nhóm. Điều này sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều khi thực hiện những nhiệm vụ mang tính đội nhóm.

6. Chỉ có người chủ/sếp mới có quyền kiểm soát lịch trình của mình

Bạn đã bao giờ cho rằng chỉ có cấp trên hoặc chủ doanh nghiệp mới có thể tự do sắp xếp lịch trình của họ? Nhìn chung, quan điểm này có phần đúng nhưng chưa đủ.

Có lẽ chúng ta không có nhiều quyền quyết định trong công việc cũng như khó kiểm soát được lịch trình cá nhân bởi các cuộc họp khẩn cấp, các nhiệm vụ bất chợt… Tuy nhiên, trong trường hợp này, bạn hoàn toàn có thể quản lý thời gian của mình hiệu quả hơn bằng nhiều cách khác nhau như:

Thông báo cho sếp/đồng nghiệp về tình trạng công việc hiện tại của bạn.

Thiết lập ranh giới với sếp/đồng nghiệp về những nhiệm vụ bạn có thể chấp nhận.

Ưu tiên xử lý những nhiệm vụ quan trọng nhất và nếu có thể, hãy giao phó hoặc hoãn lại những nhiệm vụ ít quan trọng hơn.

Sử dụng to-do list, lịch, ứng dụng theo dõi lịch trình…

Tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp, cấp trên.

7. Thường xuyên bận rộn là điều tốt

8-quan-niem-sai-lam-ve-thoi-gian-2

Có hai kiểu bận rộn phổ biến nhất: Một là những người thích sắp xếp lịch trình của mình thật chặt chẽ để tránh lãng phí thời gian, hai là những người thích sống bận rộn để theo kịp người khác, tránh bị lạc hậu hoặc không muốn bỏ lỡ các cơ hội.

Phần lớn những người tin vào quan niệm “thường xuyên bận rộn là điều tốt” có xu hướng bị ảnh hưởng bởi áp lực xã hội khiến họ chọn ưu tiên công việc hơn các khía cạnh khác trong cuộc sống.

Tuy nhiên, nếu bạn không muốn bản thân ngày càng kiệt sức về cả thể chất lẫn tinh thần, hoặc không muốn năng suất làm việc của mình sụt giảm, hãy lên kế hoạch nghỉ ngơi hợp lý để cơ thể hồi phục năng lượng và đương đầu tốt hơn với những thử thách trong cuộc sống.

8. Chỉ nên sử dụng một chiến lược quản lý thời gian lâu dài

Giả sử bạn đã tìm thấy một “công thức bất bại” cho chiến lược quản lý thời gian của mình và khi áp dụng, bạn cảm thấy công thức này có hiệu quả. Tuy nhiên, một chiến lược quản lý thời gian tốt không phải là yếu tố duy nhất quyết định năng suất và hiệu quả làm việc của bạn mà còn bao gồm: khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, sự nỗ lực và cả tính nhất quán của chiến lược đó.

Mặt khác, có rất nhiều tác nhân trong cuộc sống có thể gây ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn: những thay đổi trong công việc, mục tiêu, cuộc sống; cam kết cá nhân; khối lượng công việc… Do đó, việc thường xuyên xem xét và điều chỉnh các chiến lược quản lý thời gian của bạn là việc làm vô cùng quan trọng.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *