Học Từ Cuộc Sống
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại có thể được xem là một nghệ thuật đầy tinh tế và quyết định sự thành công ở nhiều khía cạnh trong cuộc sống và công việc. Nếu bạn có cho mình những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại bạn sẽ biến một cuộc gọi đơn giản thành một trải nghiệm lôi cuốn và đáng nhớ. Trong bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho bạn những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại. Hãy theo dõi hết bài viết để nắm bắt các kỹ năng giao tiếp một cách hiệu quả nhé!
Kỹ Năng Giao Tiếp Qua Điện Thoại Xác Định Thông Tin Trước Cuộc Gọi
Trong giao tiếp qua điện thoại với khách hàng, việc bắt đầu cuộc gọi bằng cách xác định danh xưng. Đồng thời mục đích là cực kỳ quan trọng. Đầu tiên, hãy giới thiệu bản thân một cách rõ ràng, bao gồm tên, vị trí của bạn. Cùng với đó là tên công ty mà bạn đại diện. Điều này giúp người nghe xác định bạn là ai và từ đâu bạn gọi đến. Đồng thời, nhớ xác nhận thông tin của họ để đảm bảo bạn đang gọi đúng người.
Hãy tiếp tục bằng việc nêu rõ mục đích cuộc gọi của bạn. Thông qua việc này, bạn giúp người nghe hiểu rõ về nội dung và mục tiêu của cuộc trò chuyện sắp tới. Cũng như cho họ thời gian chuẩn bị tư duy và tập trung vào chủ đề quan trọng.
Tuy nhiên, lưu ý rằng việc gọi điện thoại cho khách hàng cần phải xem xét thời điểm phù hợp. Hãy tránh gọi vào những thời điểm không thích hợp như buổi trưa khi họ có thể đang nghỉ trưa hoặc vào buổi tối. Tránh gọi vào thời gian dành cho gia đình và thư giãn cá nhân. Cố gắng thiết lập cuộc gọi trong các khung giờ thích hợp như từ 9h đến 11h sáng. Hoặc từ 15h đến 17h chiều để tăng cơ hội một cuộc gọi hiệu quả và không làm phiền người nghe.
Chuẩn Bị Nội Dung Cuộc Gọi
Trước khi gọi điện thoại cho khách hàng, đừng để mình bị thụ động và không biết phải nói gì. Bạn là người chủ động trong cuộc trò chuyện. Vì vậy hãy chuẩn bị trước nội dung mà bạn muốn trao đổi. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại đòi hỏi sự liên tục và suôn sẻ. Nếu bạn nói chuyện ngập ngừng hoặc ngắt quãng, có thể làm khách hàng cảm thấy không thoải mái. Đồng thời lãng phí thời gian của cả hai bên. Để tránh điều này, hãy sắp xếp trong đầu hoặc viết ra giấy những thông tin bạn muốn trao đổi. Hãy sắp xếp một cách tự nhiên và cụ thể trước khi bắt đầu cuộc gọi.
Chuyên Nghiệp Hơn Khi Chuẩn Bị Giấy Note
Các bạn nghĩ việc chuẩn bị giấy note không quan trọng ư? Thực chất nếu trao đổi qua điện thoại thì việc có một cuốn sổ hay một tờ giấy note để ghi lại thông tin là rất cần thiết. Nếu bạn trao đổi quá nhiều vấn đề qua một cuộc gọi liền mạch. Khả năng ghi nhớ có thể sẽ bị kém đi, làm bạn quên mất những bạn hay người đầu dây bên kia đã nói. Còn nếu bạn bạn ghi lại các thông tin, sự kiện lên tờ giấy note hay một cuốn sổ, sẽ giúp bạn bám sát cuộc trò chuyện và không bị lãng quên các thông tin. Chuẩn bị được điều này cũng cho thấy được bạn là người có nguyên tắc giao tiếp cơ bản tốt.
Tránh Dùng Từ Ngữ Chuyên Ngành
Hãy tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành khi nói chuyện với khách hàng. Điều này có thể khiến họ cảm thấy bạn đang cố gắng tỏ ra phức tạp. Đồng thời gây khó khăn cho họ trong việc hiểu nội dung. Khi bạn gọi điện thoại để tư vấn hoặc thương lượng với khách hàng. Sự rõ ràng là một yếu tố quan trọng, giúp bạn và khách hàng tiết kiệm thời gian. Cùng với đó giúp họ dễ dàng hiểu câu chuyện.
Trao Đổi Ý Kiến Với Khách Hàng
Hãy tạo sự tương tác đầy sức hấp dẫn trong cuộc trò chuyện với khách hàng bằng cách sử dụng giọng điệu và từ ngữ truyền cảm. Bạn có thể sử dụng các câu hỏi ngắn và thân thiện như “Vậy à?” hoặc “Anh/chị cần giúp gì ạ?”. Đồng thời kết hợp với việc nhấn nhá giọng một cách nhẹ nhàng và nhiệt huyết.
Hãy tập trung vào việc lắng nghe câu chuyện từ khách hàng. Để hiểu rõ hơn về tâm lý và nhu cầu của họ. Lắng nghe thấu đáo là cách thể hiện lòng chân thành của bạn đối với khách hàng, và điều này quan trọng. Mặc dù có nhiều sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự như doanh nghiệp của bạn. Những việc bạn lắng nghe và quan tâm đến khách hàng. Đây có thể là lý do họ chọn mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ của bạn.
Để cuộc gọi điện thoại đạt được hiệu quả tốt. Hãy nói chuyện với sự vui vẻ, thoải mái và thân thiện. Hãy kiên nhẫn để lắng nghe toàn bộ cuộc trò chuyện. Cùng với đó hiểu rõ thông tin và ý kiến mà khách hàng muốn chia sẻ. Sau đó, đưa ra phản hồi tích cực để đáp ứng tốt nhu cầu của họ.
Nói Rành Mạch, Thái Độ Tôn Trọng
Khi khách hàng cần tư vấn về một vấn đề. Hãy trả lời một cách rõ ràng, từ tốn và chậm rãi. Đồng thời có sự quyết tâm trong việc lắng nghe bạn. Đừng nghĩ rằng vì bạn đang giao tiếp qua điện thoại mà bạn không cần quan tâm đến thái độ và cách nói của mình. Thực tế là, lời nói của bạn thể hiện tất cả những hành động và tư duy của bạn. Việc nói chuyện rành mạch làm cho cách nói chuyện thu hút lôi cuốn hơn. Vì vậy, hãy nói chuyện một cách niềm nở và giữ thái độ tích cực nhất có thể.
Tập Trung Cao Độ Vào Cuộc Gọi
Trong quá trình giao tiếp tránh làm các công việc riêng tư hoặc ăn uống. Làm những việc này có thể làm xao lẫn cuộc trò chuyện, gây sự xao lãng. Đồng thời khiến bạn không thể tập trung vào nội dung cuộc trò chuyện. Việc ăn uống cũng có thể làm thay đổi giọng điệu của bạn. Bên cạnh đó khiến khách hàng có thể cảm thấy không thoải mái. Hơn nữa, thói quen này có thể khiến khách hàng cảm thấy bạn không tôn trọng cuộc trò chuyện. Đồng thời không đặt họ lên hàng đầu, ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.
- Xem thêm: thủ thuật hack tâm lý
Kỹ Năng Giao Tiếp Qua Điện Thoại Cần Trao Đổi Lại Cuộc Gọi
Là người nói, hãy nhắc lại nội dung của cuộc trò chuyện. Để đảm bảo rằng khách hàng đã hiểu đúng và đủ thông tin. Điều này giúp bạn kiểm tra lại sự hiểu biết và tránh những hiểu lầm sau này. Ngoài ra, việc nhắc lại cuộc trò chuyện cũng thể hiện sự quan tâm của bạn đối với vấn đề mà khách hàng đang chia sẻ. Giúp họ cảm thấy được đánh giá và tin tưởng bạn hơn.
Lời Chào Tạm Biệt Và Cảm Ơn Khi Cuộc Gọi Kết Thúc
Hãy luôn kết thúc cuộc gọi với khách hàng bằng cách lịch sự và tôn trọng. Đừng bao giờ ngắt máy một cách abrupt, bởi điều này có thể gây mất điểm trong mắt khách hàng. Đồng thời làm giảm cơ hội hợp tác trong tương lai.
Thay vào đó, hãy kết thúc cuộc trò chuyện với một lời chào tạm biệt và lời cảm ơn. Bạn có thể thêm một lời chúc tốt lành, như “Chúc anh/chị một ngày tốt lành!”. Hoặc “Mong rằng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai.” Lời kết thúc như vậy sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tích cực. Cùng với đó là cơ hội để duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
Lời Kết
Hãy luôn nhớ rằng trong cuộc gọi qua điện thoại, cách bạn nói và cách bạn lắng nghe đều quan trọng. Sự lịch thiệp, thái độ tích cực và việc kết thúc cuộc gọi một cách lịch lãm. Nó có thể làm cho cuộc trò chuyện trở nên đáng nhớ. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại không chỉ giúp bạn nắm vững thông tin. Đồng thời nó còn giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt với người khác.
