Học Từ Cuộc Sống
Hiệu suất làm việc của một cá nhân có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả công việc của cả tập thể. Chính vì điều này mà mọi tổ chức, doanh nghiệp luôn nỗ lực phân tích, đánh giá và tìm giải pháp nhằm nâng cao ý thức cải thiện hiệu suất làm việc nơi người lao động. Dưới đây là những kinh nghiệm đã được kiểm chứng hiệu quả từ nhiều loại hình doanh nghiệp mà Học Từ Cuộc Sống muốn chia sẻ.
Hiệu suất làm việc là gì?
Hiệu suất làm việc là mức độ hoàn thành công việc của một cá nhân hoặc tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định, so với mục tiêu hoặc tiêu chuẩn được đề ra. Nó được đo bằng cách so sánh sản lượng hoặc kết quả thực tế với kế hoạch hoặc mục tiêu đặt ra. Hiệu suất làm việc thường được đo bằng các chỉ số như sản lượng, chất lượng, thời gian hoàn thành, hiệu quả sử dụng tài nguyên và các chỉ số tài chính như lợi nhuận, doanh thu và chi phí. Để nâng cao hiệu suất làm việc, người lao động cần phải tập trung vào việc tăng cường kỹ năng, sử dụng công nghệ và quản lý thời gian một cách hiệu quả.
Hiệu suất làm việc được đo lường như thế nào?
Mục tiêu chính trong việc đánh giá hiệu suất làm việc là tạo động lực, thúc đẩy mọi nhân viên cùng nỗ lực nâng cao năng lực làm việc của bản thân. Muốn đạt được mục tiêu này, sự công bằng, minh bạch trong đánh giá là yếu tố vô cùng quan trọng. Vì vậy, doanh nghiệp phải hoàn thiện cách thức đo lường hiệu suất làm việc phù hợp nhất cho tổ chức
Công thức tính hiệu suất làm việc
Khi tính hiệu suất làm việc cho nhân viên, công thức sau sẽ được áp dụng:
Hiệu suất công việc = Kết quả nhân viên đạt được/ Chi phí doanh nghiệp bỏ ra
Công thức cho ta thấy, khi hiệu suất công việc càng cao, đồng nghĩa nhân viên đạt kết quả công việc với chi phí thấp nhất, tối ưu quyền lợi tài chính cho doanh nghiệp.
Cách tính hiệu suất làm việc của nhân viên
Cách tính hiệu suất làm việc – hay còn gọi là phương pháp tính hiệu suất làm việc – doanh nghiệp có thể chọn trong 4 cách sau:
1. Biểu đồ xếp hạng nhân viên
Phù hợp cao với những doanh nghiệp sản xuất hàng hóa vì dựa trên tổng số lượng sản phẩm mà mỗi nhân viên hoàn thành, cùng với tổng chi phí bỏ ra (thời gian, tài chính, công sức) để hoàn thành tổng số sản phẩm đó, chúng ta dễ dàng tính hiệu suất của mỗi nhân viên bằng con số cụ thể. Từ đó xếp hạng một cách công bằng.
2. Đánh giá chéo giữa các nhân viên
Phù hợp cho các doanh nghiệp lớn, số lượng nhân sự đông, tính chất công việc đa dạng. Người quản lý sẽ khó đi sâu, đi sát từng nhân viên để đánh giá hiệu suất của họ. Do đó, lãnh đạo sẽ ủy thác cho các nhân viên tự giám sát lẫn nhau. Kết quả sẽ được quản lý đánh giá, chọn lọc lại, tránh tình trạng bất công, thiếu trung thực giữa nội bộ nhân viên.
3. Lấy thông tin từ quản lý trực tiếp
Để đi sâu sát nhân viên hơn, doanh nghiệp sẽ chia mỗi phòng ban thành từng bộ phận nhỏ, mỗi bộ phận có một quản lý nhóm. Người này sẽ trực tiếp thu thập thông tin hiệu suất làm việc nhân viên, biết rõ thực tế công việc họ đảm nhận ra sao. Tránh tình trạng đánh giá đồng đều, không công bằng với người nhận phần việc khó.
4. Ứng dụng phần mềm quản lý hiệu suất công việc
Với doanh nghiệp lớn hoặc tính chất công việc không dễ định lượng bằng con số thì sử dụng phần mềm là lựa chọn tốt nhất. Thông qua phần mềm chuyên dụng, các yếu tố định tính trong bảng đánh giá sẽ được quy đổi thành điểm số tương ứng, tạo thuận lợi cho việc tổng hợp và trích xuất kết quả.
Hiệu suất làm việc của người Việt Nam
Chỉ xét riêng khu vực Đông Nam Á, một kết quả đáng báo động khi hiệu suất làm việc của người Việt Nam hiện nay đang ở mức thấp trong khu vực. Nguyên nhân không phải vì khả năng tiếp thu, năng lực làm việc của người lao động Việt không bằng lao động nước ngoài, mà chủ yếu là do:
Cơ cấu kinh tế chuyển dịch chậm
Các quốc gia phát triển nắm bắt rất nhanh xu hướng kinh tế thời đại, vì vậy, tốc độ chuyển dịch cơ cấu kinh tế sang các lĩnh vực như công nghiệp, dịch vụ, tín dụng… của họ rất nhanh. Trong khi tại Việt Nam, những ngành này vẫn còn chiếm tỷ trọng thấp, định hướng phát triển chưa xác định rõ ràng nên chưa tạo được nền tảng giúp nâng cao hiệu suất làm việc cho các ngành truyền thống vốn là thế mạnh của Việt Nam.
Tỷ trọng lao động nông thôn cao
Mặc dù số lượng lao động tham gia vào các lĩnh vực công nghiệp, dịch vụ đã tăng mạnh nhiều năm qua nhưng xét về tỷ trọng chung, lao động nông thôn vẫn chiếm số lượng lớn. Việc sản xuất nông nghiệp chỷ yếu theo hình thức thủ công hoặc bán thủ công nên hiệu suất làm việc khá thấp.
Công nghệ sản xuất lạc hậu
Máy móc sản xuất tại Việt Nam hầu hết thuộc thế hệ cũ và đều phải mua từ nước ngoài với giá cao. Khả năng tự sáng tạo máy móc, tự ứng dụng công nghệ của người Việt còn thấp, một phần do thiếu nguồn lực tài chính hỗ trợ ưu đãi từ tổ chức tài chính hay chính phủ, hầu hết hoạt động nghiên cứu, cải tiến máy móc đều do cá nhân hoặc doanh nghiệp tự thân lo về tài chính.
Cơ cấu định hướng nguồn lao động thấp
Định hướng cơ cấu lực lượng lao động thông qua việc hướng nghiệp của Việt Nam còn thấp. Hầu như những xu hướng đều đền từ thế giới khi mà việc xu hướng đó trở thành hiện thực đã rất gần. Đồng nghĩa, khi lực lượng lao động của chúng ta lựa chọn xu hướng đó thì cũng là lúc nó sắp thoái trào, và thế giới đã bắt đầu chuyển sang tiếp cận xu hướng mới tiếp theo.
Năng lực quản lý chưa cao
Việc quản lý tại doanh nghiệp Việt chủ yếu theo lối mòn, chỉ có thể hoàn thành nhiệm vụ ở mức vừa phải chứ không thể mang đến cải tiến vượt bậc trong việc đánh giá, thúc đẩy hiệu suất làm việc trong nhân viên. Chưa kể nhiều nơi còn tình trạng con ông cháu cha, khiến môi trường làm việc thiếu sự công bằng.
Quy mô doanh nghiệp nhỏ, nguồn vốn ít
Doanh nghiệp quy mô nhỏ chiếm tỷ trọng lớn tại Việt Nam, với quy mô này, nguồn vốn rất hạn chế, không đủ để đầu tư công nghệ hiện đại, phục vụ cải tiến hiệu suất làm việc. Việc vay vốn của tổ chức tín dụng thì lãi suất khá cao nên chưa thu hút doanh nghiệp lựa chọn.
Phương pháp nâng cao hiệu suất làm việc
Muốn nâng cao hiệu suất làm việc trong từng nhân viên, doanh nghiệp cần tiến hành một cách đồng bộ, sâu sát ở mọi cấp quản lý:
Tìm hiểu nguyên nhân nhân viên không cải thiện hiệu suất làm việc
Muốn tìm được giải pháp phải bắt đầu từ nguyên nhân. Những cuộc trao đổi cá nhân hoặc tập thể với tinh thần cởi mở, thẳng thắn sẽ giúp người quản lý hiểu được vì sao nhân viên không mặn mà hoặc không thể cải thiện hiệu suất làm việc của họ. Đó có thể là số lượng đầu việc quá nhiều mà thời gian hoàn thành thì ít, cách đánh giá hiệu suất thiếu công bằng, hướng dẫn việc không phù hợp… Tất cả đều cần được ghi nhận đầy đủ, sâu sắc.
Ghi nhận cả điểm tốt và chưa tốt
Hoàn thành một công việc luôn là một chuỗi các bước thực hiện, chính vì vậy, có thể bước này hiệu quả chưa tốt, doanh nghiệp muốn cải thiện, nhưng những bước còn lại, nhân viên đã làm rất tốt thì lại không được ghi nhận. Hệ lụy sẽ khiến nhân viên có cảm giác dù họ nỗ lực thế nào thì cái tốt, cái vất vả mà họ bỏ ra đều sẽ bị cái chưa hoàn hảo che lấp. Đừng như vậy, hãy luôn khen thưởng động viên những điểm tốt nơi quá trình làm việc của nhân viên trước khi kỳ vọng họ sẽ hoàn thiện điểm chưa tốt.
Phản hồi thường xuyên đến nhân viên
Nhiều nhà quản lý thường thích gom chung mọi thứ chưa tốt lại rồi đợi đến khi họp chính thức mới bắt đầu mổ xẻ, đặt ra yêu cầu, phê bình nhân viên. Làm như vậy:
Thứ nhất, những khía cạnh khiến hiệu suất làm việc bị giảm sút sẽ phải kéo dài cho đến khi cuộc họp chính thức được diễn ra, thiệt hại càng lớn
Thứ hai, cùng lúc nhắc nhở nhiều điều chưa tốt, nhân viên vừa khó nắm bắt sâu, vừa cảm thấy tự ti, chán nản về năng lực làm việc của họ.
Ngược lại, khi quản lý phản hồi thường xuyên trong tiến trình nhân viên thực hiện công việc – có thể phản hồi cá nhân hoặc trước tập thể – kết quả sẽ khác rất nhiều. Vì nhân viên sẽ biết ngay họ đang thực hiện chưa tốt ở khía cạnh nào, những việc tiếp theo sẽ không lặp lại nữa. Ngoài ra, những phản hồi thường xuyên sẽ thấy được cả cái tốt và cái chưa tốt, mang đến lời khen, lời động viên hiệu quả cho sự nỗ lực của nhân viên.
Xây dựng văn hóa làm việc tích cực
Một văn hóa làm việc đoàn kết, công bằng, hỗ trợ lẫn nhau, khen công khai, khiển trách bí mật… sẽ giúp mỗi nhân viên cảm nhận được sự tôn trọng nơi công sở, từ đó, họ sẽ tự giác ý thức, không ngừng học hỏi lẫn nhau, lắng nghe ý kiến đóng góp tích cực để hoàn thiện hiệu suất làm việc ngày một tốt hơn.
Tạo cơ hội cho nhân viên nâng cao kiến thức
Mọi sự truyền đạt, hướng dẫn công việc cần cụ thể, chuẩn xác để nhân viên có định hướng tiêu chuẩn hoàn thành chuẩn xác nhất. Hiểu rõ điều này, những cải tiến sáng tạo trong cách làm việc của mỗi người sẽ luôn đảm bảo đi đúng hướng, nâng cao hiệu suất làm việc. Doanh nghiệp có thể tự tổ chức đào tạo theo lớp, theo cá nhân 1 kèm 1, hoặc hỗ trợ kinh phí cho nhân viên học tập, nâng cao kiến thức chuyên môn.
Mục tiêu thực tế, khả thi đo lường
Mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ cao nhất, doanh nghiệp nào cũng mong đợi, nhưng năng lực con người có hạn, vì vậy một mục tiêu thực tế, phù hợp năng lực nhân viên và quy mô hoạt động của tổ chức, cho phép doanh nghiệp đo lường, đánh giá công bằng, chuẩn xác mới là yếu tố thực sự mang lại hiệu quả cải thiện hiệu suất.
Thiết lập chính sách khen thưởng
“Có thực mới vực được đạo”, muốn nhân viên nỗ lực thì doanh nghiệp cần minh chứng cụ thể việc nỗ lực của họ có được bù đắp xứng đáng không. Thông qua hình thức khen thưởng, phúc lợi, những nhân viên làm việc giỏi cùng phần thưởng xứng đáng dành cho họ luôn là yếu tố khích lệ tinh thần làm việc tập thể cao nhất.
Quyền lợi tương đương mặt bằng thị trường
Nhân viên rất có thể sẽ so sánh quyền lợi họ nhận được với nhân viên cùng vị trí tại doanh nghiệp khác . Vì vậy, doanh nghiệp cần có sự nghiên cứu, thu thập về trách nhiệm và quyền lợi mà doanh nghiệp đối thủ áp dụng cho nhân viên của họ. Nếu doanh nghiệp đối thủ lương cao thì doanh nghiệp của bạn có thể bổ sung thêm phúc lợi. Đừng tạo ra khoảng cách quá lớn về quyền lợi, vì việc này có thể khiến nhân viên cảm thấy sự nỗ lực của họ bỏ ra không được bù đắp xứng đáng.
Có khen thì phải có phạt
Việc một nhân viên đã được góp ý nhưng vẫn không cải thiện hiệu suất làm việc mà vẫn doanh nghiệp vẫn để tình trạng tiếp diễn mãi thì vô tình sẽ giảm động lực cải thiện hiệu suất làm việc của các nhân viên tích cực. Hệ lụy là cả một tập thể chẳng muốn cải thiện nữa. Do đó, với những nhân viên không cải thiện, doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức nhắc nhở riêng, cảnh cáo bằng văn bản trước khi có những biện pháp mạnh hơn.
Hiệu suất làm việc mang đến kết quả công việc cao hơn về cả chất lượng, tốc độ và hiệu quả. Đây là điều mà mọi doanh nghiệp luôn hướng đến nhưng việc triển khai thì luôn có những trở ngại. Thông qua bài viết này, Học Từ Cuộc Sống đã chia sẻ tất tần tật mọi kinh nghiệm hữu ích, tùy vào điều kiện thực tế, mỗi doanh nghiệp đều sẽ tìm thấy hướng đi cải thiện hiệu suất phù hợp cho từng nhân viên và cho cả tổ chức.
